Waar moet een stelsel van zorgvuldigheidseisen aan voldoen? (2024)

Houtwereld behandelt samen met de NVWA praktische vragen over de naderende ontbossingswet EUDR. Dit keer behandelen we de vraag waar een goed stelsel van zorgvuldigheidseisen, DDS, aan moet voldoen.

In het internationale handelsverkeer wordt een stelsel van zorgvuldigheidseisen een Due Diligence System (DDS) genoemd. Deze begrippen betekenen hetzelfde.

Met een stelsel van zorgvuldigheidseisen of DDS toon je aan dat het hout of de houtproducten die je importeert, exporteert of produceert, legaal zijn. Je toont hiermee ook aan dat ze niet zorgen voor ontbossing of aantasting van bossen.

Of je zelf een DDS moet indienen of referentienummers moet hebben, hangt af van de situatie.

Binnen de EU

Buiten de EU

Als je hout inkoopt van buiten de EU en je bent de eerste partij die het hout of de houtproducten op de Europese markt brengt,moet je een DDS opzetten en uploaden in TRACES. Dit moet voor iedere zending die je op de Europese markt brengt.

Sommige ondernemingen hoeven dus geen stelsel van zorgvuldigheidseisen in te voeren. Dit geldt voor MKB-handelaren. En voor MKB- en micro ondernemingen die alleen gebruikmaken van hout dat al op de markt is gebracht.

Als je geen stelsel van zorgvuldigheidseisen hoeft bij te houden maar wel onder de EUDR valt, dan moet je:

• bijhouden van welke leverancier je je hout koopt
• bijhouden aan wie je verkoopt
• de referentienummers van de zorgvuldigheidsverklaringen van de leveranciers doorgeven
• deze documentatie 5 jaar bewaren

Verkoop aan particulieren hoef je niet bij te houden.

Opstellen van de DDS

Voor een goede DDS moet je onderzoek doen, risico’s inschatten en maatregelen nemen om risico’s in te perken. Binnen het bedrijf moet je iemand aanwijzen die verantwoordelijk is voor dit stelsel.

Specialisten inschakelen of zelf doen

Het opzetten van een stelsel van zorgvuldigheidseisen is veel werk, zeker omdat het geen dagelijkse kost is. Het kan daarom handig en verstandig zijn om een bedrijf in te huren dat je hierbij helpt. Maar je kunt het ook zelf doen.

Waar moet DDS aan voldoen?

Met een stelsel van zorgvuldigheidseisen toon je aan dat het hout dat je importeert voldoet aan de vereisten van de EUDR. U moet onderzoek doen, risico’s inschatten en maatregelen nemen om de risico’s in te perken.

Met een zorgvuldigheidsstelsel doe je een aantal dingen:

• Je verzamelt gegevens over de (legale) herkomst van het hout/de houtproducten
• Je verzamelt gegevens over de geolocatie waar de stam gekapt is.
• Je voert risicoanalyses uit. Hiermee schat je in of het hout legaal is gekapt (EUTR), of dat er niet ontbost is (EUDR). Ook zoek je uit of er een risico is dat er ongecontroleerde materiaal (stammen) bij wordt gemengd.
• Je neemt maatregelen. Je zorgt ervoor dat het risico dat je illegaal hout verhandelt verwaarloosbaar is (EUTR), of dat het risico nihil is dat je hout op de EU-markt brengt dat zorgt voor ontbossing (EUDR). Ook zorg je er voor dat er het risico op menging met ongecontroleerd materiaal minimaal is. Naast hout vallen bijvoorbeeld ook koffiebonen, soja, palmolie en bijvoorbeeld rundvlees onder de EUDR. De DDS-verplichting geldt voor al deze productgroepen.

Toepassen van de zorgvuldigheidseisen

Met ‘stelsel’ bedoelen de opstellers van de EUDR een bepaalde werkwijze, of een set van standaardprocedures. Hierin staat op welk moment in het proces je aan specifieke eisen van de EUDR moet voldoen. Het is belangrijk dat je goed nadenkt over debasisinrichting en implementatie van zo’n stelsel. En hoe je het stelsel van zorgvuldigheid actueel houdt. Het vergt ook onderhoud.

Beantwoord in ieder geval de volgende vragen en leg dit vast:

• Bij welke medewerker, of welke functie komt de uitvoering te liggen?
• Welk directielid is eindverantwoordelijk?
• Hoe ga je het stelsel onderhouden (bijvoorbeeld in een jaarlijkse cyclus).
• Wie controleert of het stelsel goed functioneert?
• Hoe ga je (nieuw) personeel trainen?

Verzamel gegevens over de grondstof of product

Wanneer je de basis hebt gelegd kun je het stelsel verder inrichten. Bijvoorbeeld door uit te werken waar het hout/de houtproducten vandaan komen en via welke tussenstappen ze bij je binnen het bedrijf komen. Waar komt de grondstof vandaan, waar wordt die bewerkt, waar bestaat de mogelijkheid dat onbekend materiaal wordt bijgemengd binnen het eigen bedrijf?

Vervolgens bepaal je of jeu in die stap iets moet doen om te voldoen aan de EUDR. Denk hierbij aan inkoop en verkoop, maar ook aan de interne traceerbaarheid van goederen.

Verplichte informatie DDS

Je moet in ieder geval de volgende gegevens verzamelen:

• beschrijving van de grondstof of product, met de handelsnaam en het type, denk bij hout ook aan de wetenschappelijke naam
• de hoeveelheid van de relevante producten, uitgedrukt in kilogram netto massa
• land van productie
• geo-locatie van alle percelen waar relevante grondstoffen zijn geproduceerd, inclusief de productiedatum of productieperiode
• naam, postadres en e-mailadres van de bedrijven die u het product hebben geleverd
• naam, postadres en e-mailadres van de bedrijven of personen aan wie u de relevante producten heeft geleverd
• informatie waaruit blijkt dat de producten ontbossingsvrij zijn
• Informatie waaruit blijkt dat de producten zijn geproduceerd in overeenstemming met de wetgeving van het land van productie, inclusief bewijs dat het betrokken gebied gebruikt mag worden voor de productie van de relevante grondstof

Al deze informatie moet je kunnen overleggen aan de NVWA tijdens een controle.

Tip: neem gegevensverzameling op in uw standaard inkoopprocedure

Voor je hout of houtproducten koopt, moet je leveranciers vragen alle gegevens die je nodig hebt aan te leveren. Deze vraag kun je opnemen in de inkoopprocedure. Maak een gestandaardiseerd formulier waarmee je de leveranciers de juiste vragen stelt. De informatie die je zo krijgt, sla je steeds op dezelfde manier op. Hierdoor kun je de informatie later makkelijk gebruiken, vergelijken en overhandigen tijdens een controle.

Schat risico’s in

De informatie die je hebt verzameld kun je beoordelen op juistheid. Vervolgens kun je inschatten of er een risico bestaat dat de producten niet aan de regels voldoen. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een tabel maken. Hierin zet je de eisen van de EUDR op een rij, en checkt vervolgens per leverancier (of levering) of voldaan wordt aan deze eisen.

Je moet onder andere de volgende risico’s beoordelen bij het land van productie:

• de aanwezigheid van bossen in het land van productie, en of er ontbossing of bosdegradatie voorkomt
• de betrouwbaarheid van de informatie die door de leveranciers is verstrekt:
  • is er veel corruptie?
  • worden er vaak documenten vervalst?
  • is er een gebrek aan wetshandhaving?
• het risico op omzeiling van de EUDR, of het vermengen van producten die niet aan de regels voldoen met producten die er wel aan voldoen
• conclusies van de EU over het risico op ontbossing (deze komen later beschikbaar in het EU-benchmarking system)
• alle andere mogelijk relevante informatie

Leg vast dat je hebt gecontroleerd dat je leverancier voldoet aan de eisen van de EUDR. Voeg bewijs toe door middel van deze specifieke documenten of checks. En ook wanneer en hoe u dat heeft gecontroleerd.

Voorbeelden

• ‘De leverancier heeft ons laten zien hoe hij voldaan heeft aan de relevante wetgeving.’ Inclusief download, of print-screen van de bewuste database op die dag als bewijs, en de door de leverancier verstrekte documenten.
• ‘Op 18 januari 2025 hebben we gecontroleerd dat er geen ontbossing heeft plaatsgevonden, op de door leverancier Z aangegeven percelen waar de geïmporteerde goederen vandaan komen.’ Inclusief satellietgegevens (gegevens toevoegen/opslaan/locatie aangeven).

Extra aandachtspunten

Houd er altijd rekening mee dat sommige documenten vals kunnen zijn. Is er bijvoorbeeld een hoge corruptie-index voor het betreffende land?

Besteed extra aandacht aan producten die een hoger risico kennen. Bijvoorbeeld bij producten die worden verhandeld via een complexe keten via verschillende landen. Of bij samengestelde producten, waarvan de samenstelling niet helemaal duidelijk is.

Blijkt uit je onderzoek en de risicoanalyse dat er risico’s zijn in de toevoerketen, neem dan extra maatregelen voordat je de producten aankoopt. Koop bijvoorbeeld gecertifieerde producten (FSC, PEFC), en geef goed aan hoe de certificering bijdraagt in het verminderen van het risico. Of doe extra controles ter plaatse en houd hier documentatie van bij, of huur iemand in om dat te doen. Je kunt ook extra informatie opvragen bij autoriteiten of Ngo’s, of wetenschappelijke technieken inzetten om de herkomst en samenstelling te bepalen.

Vijf jaar bewaren

In alle stappen moet je bewijs verzamelen over wat je hebt gedaan en hoe je dat gedaan hebt. Je moet deze documentatie minimaal 5 jaar bewaren. Met daarin bijvoorbeeld je risicobeoordelingsprocedures, je conclusies, en bewijs van eventuele extra maatregelen die je nam.

Voorbeelden

• Je geeft een training over de EUDR aan de medewerkers. Leg vast welke personeelsleden hebben meegedaan.
• Je controleert met behulp van satellietbeelden of er ontbost is op een bepaalde plek. Leg vast wanneer je dat gecontroleerd hebt/hebt laten doen, en wat de resultaten waren.
• Een leverancier kan je niet voldoende informatie geven over de kaplocatie van de stammen. Je bespreekt dit tijdens een managementoverleg en besluit niet meer in te kopen bij deze leverancier. Noteer dit in de notulen van het betreffende overleg.

Stelsel van zorgvuldigheidseisen actueel houden

Het stelsel van zorgvuldigheid is geen statisch geheel. Je blijft dit aanpassen op basis van uw ervaringen en omstandigheden die veranderen.

DDS in Traces

Je moet straks voor iedere zending een zorgvuldigheidsverklaring maken en deze uploaden in TRACES. Traces (TRAde Control and Expert System) is een lopend, bestaand systeem. In het kader van de EUDR kun je vanaf eind november 2024 toegang toe aanvragen en DDS verklaringen indienen.